Введение

Что такое Invoiceme

Invoiceme — онлайн-сервис для выставления счетов на оплату товаров и услуг. Предназначен для индивидуальных предпринимателей, самозанятых и юридических лиц.

Сервис работает в браузере и не требует установки. Вы заводите реквизиты своей компании один раз, наполняете справочники клиентов и товаров — а дальше счёт на оплату формируется за несколько кликов: с автозаполнением реквизитов по ИНН, автоматической нумерацией, расчётом НДС и готовой PDF-печатной формой.

Почему счёт — это не «первичка»

Счёт на оплату — не первичный бухгалтерский документ. Он не подтверждает факт хозяйственной операции и не служит основанием для учёта: груз передан или услуга оказана — это подтверждают акты и накладные, а право на вычет НДС возникает на основании счёта-фактуры, требования к форме и содержанию которого установлены статьёй 169 Налогового кодекса РФ. Счёт просит денег, «первичка» их учитывает — и эти роли не стоит смешивать.

Invoiceme исходит именно из этого разделения, и это делает работу гибкой:

Ошибки и опечатки исправляются на лету. Адрес, банковский счёт, подписант или наименование сменились? Достаточно поправить данные один раз в карточке организации или клиента — изменения автоматически и единообразно отразятся во всех уже выставленных счетах. Не нужно вносить правки в каждый документ вручную, как с бумажными «первичками».
Реквизиты всегда актуальны. Сменился расчётный счёт или ставка НДС — новые счета получают свежие данные, а в ранее выписанных корректно работает «живая» связь со справочниками.
Суть сделки защищена от искажений. Единственное, что фиксируется в счёте на момент выписки и остаётся неизменным, — это позиции: наименования товаров и услуг, их количество, цены и единицы измерения. Как бы вы ни правили справочник потом, уже выставленный счёт не изменится: ни мифических «отпечатков» реквизитов на каждый документ, ни риска случайно переписать выставленный счёт из-за опечатки в справочнике.

Зачем так сделано? Первичные документы должны точно отражать свершившийся факт — их нельзя «дырявить» задним числом, это основа достоверного учёта. Счёт же — рабочий инструмент взаимоотношений с клиентом: он должен быть живым и послушным. Пока деньги не получены, счёт можно и нужно доводить до идеала без бюрократических процедур. Invoiceme берёт рутину на себя: вы редактируете источник, а документы обновляются сами.

Примеры

Сменился расчётный счёт. Вы выставили пять счетов на старый счёт, а потом банк перевыпустил реквизиты. В бумажном делопроизводстве пришлось бы переоформить все пять документов, допечатать и разослать заново. В Invoiceme достаточно один раз поменять номер счёта в «Расчётных счетах» — и во всех пяти счетах, включая уже отправленные клиентам, печатная форма обновится сама. Клиент получит актуальную ссылку с правильными реквизитами, а вы — ноль лишних действий.

Опечатка в адресе организации. Заметили, что в названии компании или адресе ошибка, когда счёт уже у клиента? Правка в карточке организации мгновенно исправит документ: предпросмотр, PDF и открытая по ссылке печатная форма уже показывают корректные данные. Переделывать счёт с нуля не нужно — ссылка остаётся прежней, документ в ней автоматически «дозревает».

Ошиблись ценой в справочнике. Если вы добавили в счёт позицию «Монтаж оборудования» за 50 000 ₽ вместо 150 000 ₽ и уже отправили счёт, достаточно исправить цену прямо в счёте — на историю справочника это не повлияет, другие будущие счета по-прежнему возьмут правильную цену. А если вы понизили цену в справочнике задним числом, уже выставленный счёт не «перепишется» молча — коммерческие условия сделки зафиксированы на момент выписки.

Забыли добавить основание. Счёт «на бумаге» обязан содержать основание (договор, счёт-фактуру). Вы забыли его указать и отправили документ. В Invoiceme вы просто выбираете основание в карточке счёта — и оно появляется в печатной форме, а клиент видит обновлённую версию по той же ссылке. Не нужно аннулировать и выписывать счёт заново.

Принцип проектирования

Это не компромисс и не «как получилось», а принципиальное архитектурное решение. Реквизиты продавца, покупателя и основания в счёте — живые ссылки на справочники: пока счёт существует, он всегда показывает актуальные данные. Исключение сделано только для позиций — товаров и услуг: они копируются в счёт со своими ценой, количеством и единицей измерения на момент добавления и больше не зависят от справочника.

Такой подход даёт ровно то, что нужно на практике: документ никогда не устаревает и не требует ручной правки при изменении ваших данных, — но при этом история сделки (что именно, в каком объёме и по какой цене вы продали) остаётся неизменной и достоверной. При бумажном документообороте любая опечатка влечёт за собой повторное оформление и перевыставление документа; Invoiceme устраняет необходимость таких повторных действий.

Основные понятия

Понятие	Описание
Организация	Ваша компания (продавец): реквизиты, ставка НДС, банковские счета, подписанты, настройки нумерации счетов
Клиент	Контрагент (покупатель): физическое лицо, ИП или организация
Счёт	Документ на оплату с позициями товаров/услуг, суммами и статусом
Товары и услуги	Справочник позиций для быстрого добавления в счета
Статус	Метка состояния счёта (Черновик, На оплате, Оплачен…) со своим цветом
Подписи	Подписанты организации и их сканы подписей для печатной формы

Возможности системы

Моя компания (организации)

Раздел «Моя компания» хранит данные ваших организаций-продавцов:

Полные и краткие наименования, ИНН, КПП, ОГРН/ОГРНИП, адреса — с автозаполнением по ИНН
Ставка НДС для счетов: «Без НДС», 0%, 10% или 22%
Шаблон нумерации счетов: префикс, порядковый номер и плейсхолдеры {prefix}, {number}, {year}, {month} — например СЧ-001-2026
Признак «По умолчанию» — эта организация автоматически подставляется в новые счета
Привязка расчётных счетов и подписантов

Расчётные счета

В разделе «Расчетные счета» ведутся банковские реквизиты организаций:

Банк, БИК, корреспондентский и расчётный счёт — банк подтягивается кнопкой «Заполнить по БИК»
Счета привязываются к конкретной организации
Счёт «по умолчанию» подставляется в счета автоматически

Подписи

Раздел «Подписи» содержит подписантов организации:

ФИО и должность подписанта
Загрузка скана подписи — она вставляется прямо в печатную форму счёта
В счёте можно выбрать, какие подписанты будут отображаться

Клиенты

Справочник «Клиенты» — база контрагентов-покупателей:

Три типа клиентов: физическое лицо, ИП, организация
Автозаполнение реквизитов по ИНН (наименование, ОГРН, КПП, адреса)
Контакты, юридический и фактический адреса, сфера деятельности
Реквизиты клиента подставляются в счёт из карточки

Товары и услуги

Справочник «Товары и услуги»:

Наименование, артикул, цена за единицу, единица измерения
Позиции добавляются в счёт из справочника одним кликом
Цены и единицы измерения подтягиваются автоматически

Счета на оплату

Центральный раздел — «Счета на оплату»:

Номер генерируется по шаблону организации; при необходимости его можно поправить вручную
Позиции добавляются вручную или из справочника товаров
Суммы и НДС считаются автоматически: сумма позиций → НДС → итого
Печатная форма по стандарту платёжного поручения: банковская шапка, реквизиты сторон, таблица позиций, сумма прописью, подписи со сканами
Скачивание PDF и предпросмотр в браузере
Публичная ссылка: поделитесь счётом по ссылке — клиент увидит печатную форму без регистрации и сможет распечатать или скачать PDF

Статусы счетов

В разделе «Статусы счетов» настраиваются статусы счетов:

При регистрации создаются 5 системных статусов: Черновик, На оплате, Оплачен, Просрочен, Отменен
Можно добавлять собственные статусы с любым названием и цветом
Статус отображается цветным бейджем в списке счетов

Справочники

Единицы измерения — «шт.», «услуга», «кг» и любые свои единицы для позиций счетов
Сферы деятельности — отрасли для классификации клиентов

Мои файлы

Раздел «Мои файлы» — единое хранилище всех файлов, прикреплённых к счетам и основаниям:

Файлы прикрепляются в блоке «Связанные файлы» форм счетов и оснований (до 10 файлов, до 10 МБ каждый)
Единая таблица со скачиванием и удалением без перехода в исходный документ
Плашка «Диск» показывает занятое место хранилища

Тарифы

Актуальные тарифы и их стоимость публикуются на странице тарифов сайта.

	Free	Business
Счета	до 3	без ограничений
Клиенты	до 3	без ограничений
Организации	1	без ограничений
Товары и услуги	5	без ограничений
Расчётные счета	1	без ограничений
Подписанты	до 1	без ограничений

После окончания срока действия Business-подписки действует льготный период 7 дней, затем аккаунт переходит в режим «только чтение»: данные доступны, но создавать и изменять что-либо нельзя до продления тарифа. Условия оплаты описаны в оферте, управление подпиской — в разделе «Моя подписка» личного кабинета.

Безопасность

Каждый пользователь видит только свои данные: организации, клиентов, счета и справочники полностью изолированы между аккаунтами.
Пароли хранятся в зашифрованном виде; формы защищены от спам-роботов.
Аккаунт и подписка управляются вами; условия обработки персональных данных — в политике конфиденциальности.

Карта документации

Раздел	Страница
Начало работы	Быстрый старт
Реализация	Счета на оплату · Клиенты · Товары и услуги · Основания · Мои файлы
Моя компания	Организации · Расчетные счета · Подписи
Справочники	Статусы счетов · Единицы измерения · Сферы деятельности
Юридические документы	Пользовательское соглашение · Политика конфиденциальности · Оферта

Быстрый старт — первые шаги в сервисе
Моя компания — заведите организацию, чтобы выставлять счета
Счета на оплату — создание первого счёта