invoiceme
Документация

Клиенты

Справочник клиентов содержит информацию о контрагентах — юридических лицах, индивидуальных предпринимателях и физических лицах. Клиенты используются в качестве покупателя при формировании счетов на оплату.

Назначение

Справочник позволяет:

  • Хранить реквизиты контрагентов в одном месте
  • Быстро выбирать клиента при создании счёта
  • Автоматически заполнять реквизиты покупателя в счёте по ИНН
  • Указывать сферу деятельности контрагента
  • Обеспечить единообразие оформления документов

Структура справочника

Каждая запись справочника содержит следующие поля:

Поле Описание Обязательное
Тип Тип клиента: физическое лицо, ИП, организация Да
Наименование Название клиента (для ИП — ФИО) Да
ИНН Идентификационный номер налогоплательщика Да для ИП и организаций
ОГРН / ОГРНИП Основной государственный регистрационный номер Да для ИП и организаций
КПП Код причины постановки на учёт Да для организаций
Телефон Контактный телефон Нет
E-mail Адрес электронной почты Нет
Юридический адрес Адрес государственной регистрации Нет
Фактический адрес Адрес фактического расположения Нет
Сфера деятельности Ссылка на справочник сфер деятельности Нет
Отражать адрес в счетах Дополнительно выводить фактический адрес в печатной форме счёта Нет
Отражать контакты в счетах Дополнительно выводить телефон и e-mail в печатной форме счёта Нет
Комментарий Личные заметки для себя (до 255 символов) Нет

Обратите внимание: обязательность ИНН, ОГРН/ОГРНИП и КПП проверяется при сохранении. Если ИНН или ОГРН не заполнены для ИП или организации, сохранение будет отклонено с сообщением об ошибке.

Типы клиентов

Система поддерживает три типа клиентов:

Физическое лицо

Клиент без регистрации в качестве юридического лица или ИП. ИНН не требуется.

Индивидуальный предприниматель

  • ИНН — 12 знаков
  • ОГРНИП — 15 знаков (отображается как "ОГРНИП")
  • КПП — не используется

Организация

  • ИНН — 10 знаков
  • КПП — 9 знаков (обязателен)
  • ОГРН — 13 знаков

Работа со справочником

Добавление клиента

  1. Перейдите в раздел Реализация → Клиенты
  2. Нажмите кнопку Добавить — откроется панель «Добавить клиента»
  3. Введите ИНН и нажмите Заполнить по ИНН для автозаполнения реквизитов, либо нажмите Заполнить вручную и выберите тип клиента
  4. Заполните необходимые поля
  5. Нажмите OK

Автозаполнение по ИНН

Введите ИНН для ИП (12 знаков) или организации (10 знаков) и нажмите кнопку Заполнить по ИНН — система запросит данные через DaData API и заполнит реквизиты.

По ИНН автоматически определяются и заполняются:

  • Тип клиента — ИП, организация или физическое лицо (определяется по ИНН и ОГРН)
  • Наименование — краткое наименование с указанием ОПФ, например «ООО Рога и копыта»
  • ОГРН / ОГРНИП
  • КПП (для организаций)
  • Юридический адрес
  • Фактический адрес

Заполненные данные отображаются в блоке «Автозаполненные данные» и доступны только для просмотра. При необходимости вы можете переключиться на ручное заполнение кнопкой Заполнить вручную — все данные при этом сохранятся и станут доступны для правки.

Если данные по ИНН не найдены или API недоступен, будет показано сообщение об ошибке, и вы сможете заполнить поля вручную.

Редактирование

Для изменения записи нажмите ⋮ → Редактировать в строке нужного клиента. Измените необходимые поля и сохраните.

Удаление

Для удаления записи нажмите ⋮ → Удалить. Подтвердите действие в появившемся окне.

⚠️ Важно! У клиента есть прямая связь со счетами на оплату. Если клиент используется хотя бы в одном активном счёте, удаление будет заблокировано — появится окно «Удаление невозможно» со списком счетов, в которых он используется. Сначала удалите или измените эти счета, после чего клиент можно удалить.

Поиск и сортировка

  • Поиск — введите текст в поле поиска. Поиск выполняется по наименованию, ИНН, e-mail, телефону, КПП и ОГРН
  • Сортировка — кликните по заголовку столбца Тип, Наименование, ИНН, Email или Телефон для сортировки по возрастанию или убыванию
  • Пагинация — по умолчанию отображается 20 клиентов на страницу

Ограничения тарифа

Максимальное количество клиентов в справочнике зависит от вашего тарифа. При достижении лимита добавление новых клиентов будет недоступно до расширения тарифа в разделе Моя подписка.

Использование в счетах

При создании счёта на оплату выберите клиента из выпадающего списка «Клиент (покупатель)». Реквизиты покупателя (наименование, ИНН, КПП) автоматически подставятся в счёт из карточки клиента.

Отражение адреса и контактов покупателя в счёте

В карточке клиента есть две галочки: «Отражать адрес в счетах» (под полем «Фактический адрес») и «Отражать контакты в счетах» (в блоке «Контактная информация»).

Настройка сохраняется в карточке каждого клиента отдельно. Последнее состояние галочек запоминается и используется каждый раз, когда вы формируете счёт для этого клиента.

Как это работает:

  • Счёт хранит живую ссылку на клиента, поэтому любые изменения в карточке клиента (наименование, ИНН, КПП, адрес, контакты) сразу отражаются во всех счетах, где он используется. Снимок данных в счёт не копируется.
  • Галочки «Отражать адрес в счетах» и «Отражать контакты в счетах» управляют именно текущей карточкой: если вы их изменили, это сразу влияет на печатную форму всех счетов этого клиента.
  • Если для клиента выключены обе галочки, в печатной форме счёта будут отображаться только наименование, ИНН и КПП покупателя.
  • Адрес и контакты выводятся через запятую после реквизитов покупателя: например ООО Ромашка, ИНН 7701234567, КПП 770101001, г. Москва, ул. Ленина, д. 1, +7 (999) 123-45-67, info@example.ru.

Далее