invoiceme
Документация

Подписи

Справочник подписантов содержит информацию о лицах, уполномоченных подписывать документы от имени организации. Подписанты используются при формировании счетов на оплату для автоматического указания данных должностных лиц в печатной форме документа.

Назначение

Справочник позволяет:

  • Хранить информацию о должностных лицах организации (директор, бухгалтер и др.)
  • Загружать сканы подписей для автоматической подстановки в документы
  • Привязывать подписантов к организациям (до трёх на организацию)
  • Обеспечить единообразие оформления документов

К одной организации можно привязать не более трёх подписантов. Обычно это директор, бухгалтер или иное лицо по доверенности.

Структура справочника

Каждая запись справочника содержит следующие поля:

Поле Описание Обязательное
Фамилия Фамилия подписанта (от 2 до 30 символов) Да
Имя Имя подписанта (от 2 до 30 символов) Нет
Отчество Отчество подписанта (от 2 до 30 символов) Нет
Должность Должность подписанта (от 2 до 50 символов) Нет
Скан подписи Изображение подписи в электронном виде Нет
Масштаб Масштаб отображения скана подписи в печатной форме (от 50% до 150%, шаг 10%) Нет

Работа со справочником

Добавление подписи

  1. Перейдите в раздел Моя компания → Подписи
  2. Нажмите кнопку Добавить — откроется панель «Добавить подпись»
  3. Заполните поля:
    • Фамилия — обязательное поле, например "Иванов"
    • Имя — необязательное поле, например "Иван"
    • Отчество — необязательное поле, например "Иванович"
    • Должность — необязательное поле, например "Директор"
  4. При необходимости прикрепите файл в поле Скан подписи — изображение в формате JPG, JPEG, PNG или BMP
  5. При необходимости укажите Масштаб — размер отображения скана подписи в печатной форме (см. ниже)
  6. Нажмите OK

Обратите внимание: если подписант с такими же данными (фамилия, имя, отчество, должность) уже есть в справочнике, новый дубль создан не будет — вы увидите предупреждение.

Загрузка скана подписи

При загрузке изображения подписи соблюдайте следующие требования:

  • Форматы: JPG, JPEG, PNG, BMP
  • Максимальный размер: 2 МБ
  • Рекомендации: используйте изображение с прозрачным фоном или белым фоном для лучшего отображения в документе

При редактировании существующего подписанта загрузка нового изображения автоматически удаляет старое.

Масштаб скана подписи

Поле «Масштаб» задаёт размер скана подписи в печатной форме счёта. Доступные значения — от 50% до 150% с шагом 10%, по умолчанию 100% (оригинальный размер загруженного изображения). При выборе масштаба превью подписи в форме перерисовывается сразу.

Текущий масштаб каждого подписанта отображается отдельной колонкой в списке справочника.

ℹ️ Сквозная связь с документами. Масштаб хранится в карточке подписанта и применяется при каждой генерации печатной формы — изменение значения сразу влияет на все уже созданные счета (PDF и страницу просмотра), в которых используется этот подписант.

Редактирование

Для изменения записи нажмите ⋮ → Редактировать в строке нужного подписанта. Измените необходимые поля и сохраните.

Удаление

Для удаления записи нажмите ⋮ → Удалить. Подтвердите действие в появившемся окне.

⚠️ Важно! Подписант имеет прямую связь с организациями и счетами: если подписант привязан к организациям или используется в счетах, после его удаления он исчезнет из карточек организаций и печатных форм уже созданных счетов. Также будет удалён файл скана подписи. Перед удалением убедитесь, что подписант не используется.

Поиск и сортировка

  • Поиск — введите текст в поле поиска. Поиск выполняется по фамилии, имени, отчеству и должности
  • Сортировка — кликните по заголовку столбца Фамилия, Имя, Отчество или Должность для сортировки по возрастанию или убыванию
  • Пагинация — по умолчанию отображается 20 подписантов на страницу

Ограничения тарифа

Максимальное количество подписантов в справочнике зависит от вашего тарифа. При достижении лимита добавление новых подписантов будет недоступно до расширения тарифа в разделе Моя подписка.

Использование в организациях

Подписанты привязываются к организациям при создании или редактировании карточки организации. Выберите до трёх подписантов из справочника в блоке «Подписи» формы организации. Если оставить поля пустыми, подпись в счёте останется для заполнения от руки.

При формировании счёта на оплату данные подписантов автоматически подставляются в печатную форму документа, если они указаны для выбранной организации.

Далее