invoiceme
Документация

Организации

Справочник организаций содержит информацию о ваших юридических лицах и индивидуальных предпринимателях. Организации используются в качестве продавца при формировании счетов на оплату — из карточки организации автоматически подставляются реквизиты, подписанты, банковские данные и настройки нумерации счетов.

Гибкость. Вы можете вести неограниченное количество организаций и выставлять счета от каждой из них — подписывайте документы от нескольких ООО и ИП в одном аккаунте. При этом к каждой организации можно привязать один или несколько расчётных счетов, назначив любой из них основным. Это даёт максимальную гибкость: например, принимать оплату на разные счета для разных проектов или в разных банках.

Назначение

Справочник позволяет:

  • Хранить информацию о юридических лицах и ИП
  • Управлять настройками нумерации счетов для каждой организации
  • Указывать подписантов, уполномоченных подписывать документы
  • Привязывать расчётные счета для автоматического заполнения банковских реквизитов
  • Настраивать ставку НДС по умолчанию
  • Выбирать организацию по умолчанию для новых счетов
  • Управлять отражением адреса и контактов в печатной форме счёта

Структура справочника

Каждая запись справочника содержит следующие поля:

Поле Описание Обязательное
ИНН Идентификационный номер налогоплательщика (10 знаков для ЮЛ, 12 знаков для ИП) Да
Полное наименование Полное название организации с указанием ОПФ Да
Краткое наименование Сокращённое название организации Нет
КПП Код причины постановки на учёт (9 знаков, только для ЮЛ) Нет
ОГРН / ОГРНИП Основной государственный регистрационный номер (13 знаков для ЮЛ, 15 знаков для ИП) Нет
Юридический адрес Адрес государственной регистрации Нет
Фактический адрес Адрес фактического расположения Нет
Телефон Контактный телефон Нет
E-mail Контактный адрес электронной почты Нет
Веб-сайт Адрес сайта в интернете Нет
Отражать адрес в счетах Дополнительно выводить фактический адрес в печатной форме счёта Да (по умолчанию)
Отражать контакты в счетах Дополнительно выводить телефон, e-mail и сайт в печатной форме счёта Да (по умолчанию)
Подписанты Список лиц, уполномоченных подписывать документы (до 3) Нет
Расчётные счета Привязанные банковские реквизиты Нет
Основной счёт Расчётный счёт по умолчанию для счетов Нет
Префикс номера счёта Префикс для нумерации счетов (например, "ИНВ") Нет
Следующий номер Следующий порядковый номер счёта Нет
Формат номера Шаблон номера (по умолчанию "{prefix}-{number}") Нет
По умолчанию Признак организации по умолчанию Нет
Ставка НДС Ставка НДС по умолчанию Нет

Типы организаций

Тип организации (ЮЛ или ИП) определяется автоматически по длине ИНН и не выбирается вручную:

Юридическое лицо

  • ИНН — 10 знаков
  • КПП — 9 знаков (поле показывается, но необязательно)
  • ОГРН — 13 знаков

Индивидуальный предприниматель

  • ИНН — 12 знаков
  • КПП — не используется (поле скрыто)
  • ОГРНИП — 15 знаков (отображается как "ОГРНИП")

Работа со справочником

Добавление организации

  1. Перейдите в раздел Моя компания → Организации
  2. Нажмите кнопку Добавить — откроется панель «Добавить организацию»
  3. Введите ИНН и нажмите Заполнить по ИНН — данные организации заполнятся автоматически через API, либо нажмите Заполнить реквизиты вручную
  4. При необходимости заполните остальные поля
  5. Выберите подписантов из справочника (до 3 человек)
  6. Привяжите расчётные счета кнопкой Привязать р/с и укажите основной
  7. Настройте параметры нумерации счетов и ставку НДС
  8. При необходимости установите флаг "По умолчанию"
  9. Нажмите OK
Подсказка для начинающих. Счёт невозможно создать, пока в системе нет хотя бы одной вашей организации и хотя бы одного привязанного к ней расчётного счёта. Кнопка «Создать счет» в таком случае покажет предупреждение. Начните с добавления своей организации → привяжите к ней расчётный счёт.

Автозаполнение по ИНН

Введите ИНН (10 знаков для ЮЛ или 12 знаков для ИП) и нажмите кнопку Заполнить по ИНН — система запросит данные через DaData API и заполнит реквизиты.

По ИНН автоматически определяются и заполняются:

  • Полное наименование — с указанием ОПФ, например «Общество с ограниченной ответственностью Рога и копыта»
  • Краткое наименование — например «ООО Рога и копыта»
  • КПП (для юридических лиц)
  • ОГРН / ОГРНИП
  • Юридический адрес
  • Фактический адрес

Тип организации также определяется автоматически по длине ИНН: 10 знаков — юридическое лицо (поле КПП доступно), 12 знаков — ИП (поле КПП скрывается, вместо ОГРН показывается ОГРНИП).

Заполненные данные отображаются в блоке «Автозаполненные реквизиты» и доступны только для просмотра. При необходимости вы можете переключиться на ручное заполнение кнопкой Заполнить реквизиты вручную.

Если данные по ИНН не найдены или API недоступен, будет показано сообщение об ошибке, и вы сможете заполнить поля вручную.

Выбор подписантов

При создании или редактировании организации можно выбрать до трёх подписантов из справочника "Подписи". Обычно указывают:

  • Директора
  • Бухгалтера
  • Иное лицо по доверенности

Выбранные подписанты автоматически подставляются в печатную форму счёта. Если оставить поля пустыми, подпись в счёте останется для заполнения от руки.

Привязка расчётных счетов

К организации можно привязать один или несколько расчётных счетов из справочника "Расчётные счета". Для этого:

  1. В форме организации нажмите Привязать р/с — откроется окно «Привязка расчётных счетов»
  2. Найдите нужные счета через поиск по номеру счёта, БИК или названию банка
  3. Отметьте чекбоксами нужные счета (или кликните по строке)
  4. Нажмите Привязать выбранные

После привязки каждый счёт отображается в карточке организации. Чтобы указать основной счёт (используется в счетах по умолчанию), отметьте радиокнопку По умолчанию рядом с нужным счётом. Если основной счёт не выбран, основным автоматически становится первый привязанный.

Настройка нумерации счетов

Для каждой организации можно настроить параметры автоматической нумерации счетов:

  • Префикс — текст в начале номера (например, "СЧ" или "INV")
  • Следующий номер — порядковый номер для следующего счёта
  • Формат номера — шаблон с использованием переменных {prefix}, {number}, {year}, {month}

Номер автоматически подставляется при создании счёта и может быть изменён в конкретном счёте.

Примеры форматов:

Префикс Формат Номер счёта
СЧ {prefix}-{number} СЧ-001
INV {prefix}-{number}-{year} INV-001-2026
{number} 001

Ставка НДС

Для каждой организации можно указать ставку НДС по умолчанию:

Ставка Описание
Без НДС Не облагается НДС (операции, освобождённые от налогообложения)
0% Нулевая ставка (экспорт товаров, международные перевозки)
5% Льготная ставка
7% Льготная ставка
10% Льготная ставка (продукты, детские товары, медикаменты)
22% Основная ставка НДС с 2026 года

Указанная ставка автоматически подставляется в новые счета, но может быть изменена в конкретном счёте.

Скан печати

При создании или редактировании организации в блоке «Печать» можно прикрепить изображение печати (штампа) организации. Требования к файлу:

  • Форматы: JPG, JPEG, PNG, BMP
  • Максимальный размер: 2 МБ

Файл печати используется в печатных формах для оформления документов организации.

Чтобы печать подставлялась в счета, включите галочку «Использовать в форме счетов» в блоке «Печать».

Размер печати в документе настраивается полем «Масштаб, %» — выберите значение от 50% до 150% с шагом 10% (по умолчанию 100%). Превью печати перерисовывается сразу при выборе масштаба.

ℹ️ Прямая связь с уже выставленными счетами. Печать и её масштаб — сквозная настройка: они берутся из текущей карточки организации при каждой генерации документа, а не копируются в счёт при его создании. Поэтому добавление печати, изменение её масштаба или выключение галочки «Использовать в форме счетов» сразу влияет на печатную форму всех уже выставленных счетов этой организации — и на PDF, и на страницу просмотра счёта.

Организация по умолчанию

При создании счёта на оплату организация выбирается автоматически:

  • Если в справочнике только одна организация — она подставляется автоматически
  • Если организаций несколько — используется организация с пометкой "По умолчанию"
  • Если организация по умолчанию не указана — выбор выполняется вручную

Отражение реквизитов в счете

В карточке организации есть две галочки, управляющие данными, которые попадают в печатную форму счёта (в блок «Поставщик»):

  • «Отражать адрес в счетах» — под полем «Фактический адрес». Если включена, фактический адрес выводится в блоке «Поставщик» после ИНН/КПП.
  • «Отражать контакты в счетах» — в блоке «Контактная информация». Если включена, выводятся телефон, e-mail и сайт (только непустые значения).

Обе галочки включены по умолчанию. Настройка сквозная: реквизиты берутся из текущей карточки организации при каждой генерации документа (без снимка), поэтому изменение галочки сразу влияет на печатную форму всех счетов этой организации. При выключении или пустом поле соответствующие данные просто не выводятся, лишние запятые не появляются.

Совет. Если нужно убрать из счёта адрес или контакты вашей компании (например, для минималистичного бланка) — просто снимите соответствующую галочку в карточке организации. Это не удаляет данные из карточки, а лишь скрывает их в печати.

Редактирование

Для изменения записи нажмите ⋮ → Редактировать в строке нужной организации. Измените необходимые поля и сохраните.

Удаление

Для удаления записи нажмите ⋮ → Удалить. Подтвердите действие в появившемся окне.

⚠️ Важно! Организация имеет прямую связь со счетами на оплату. Если организация используется хотя бы в одном счёте, удаление будет заблокировано — появится окно «Удаление невозможно» со списком счетов, в которых она используется. Сначала удалите или измените эти счета, после чего организацию можно удалить.

Поиск и сортировка

  • Поиск — введите текст в поле поиска. Поиск выполняется по полному и краткому наименованию, ИНН, КПП и ОГРН/ОГРНИП
  • Сортировка — кликните по заголовку столбца Наименование или ОГРН | ОРНИП для сортировки по возрастанию или убыванию
  • Пагинация — по умолчанию отображается 20 организаций на страницу

Ограничения тарифа

Максимальное количество организаций в справочнике зависит от вашего тарифа. При достижении лимита добавление новых организаций будет недоступно до расширения тарифа в разделе Моя подписка.

Далее