Счёт на оплату

Счёт — основной документ системы. В разделе «Счета на оплату» вы выставляете клиентам счета на оплату товаров и услуг, следите за их статусами и скачиваете готовые PDF-документы с реквизитами, позициями и подписями.

Данные продавца (организация, банковские реквизиты, ставка НДС) подставляются из выбранной организации, данные покупателя — из карточки клиента.

Назначение

Раздел позволяет:

• Выставлять счета клиентам с автозаполнением реквизитов продавца и покупателя
• Автоматически генерировать сквозные номера счетов по шаблону вашей организации
• Добавлять позиции вручную или выбирать их из справочника товаров и услуг
• Автоматически рассчитывать суммы и НДС
• Прикладывать подписи и печатать счета в формате PDF
• Отслеживать состояние каждого счёта по цветным статусам

Список счетов

Поиск

Поле поиска «Поиск по номеру, покупателю, ИНН...» ищет одновременно по:

• номеру счёта;
• имени и ИНН клиента;
• краткому и полному названию организации, её ИНН.

Поиск работает мгновенно при вводе. Очистить поле можно клавишей Esc или кнопкой-крестиком.

Таблица счетов

По умолчанию счета отсортированы по дате создания (сначала новые). Кликните по заголовку колонки Номер, Создан, Оплатить до или Организация, чтобы изменить сортировку; повторный клик меняет направление. На странице отображается 20 счетов.

Действия над счётом

Нажмите ⋮ в строке счёта:

Создание счёта

Нажмите кнопку «Создать счет» — откроется панель создания. Форма разделена на четыре блока.

При открытии автоматически подставляются:

• дата счёта и срок оплаты — сегодня;
• организация — единственная ваша или та, у которой включён признак «По умолчанию» (см. Моя компания);
• номер счёта — по шаблону нумерации организации;
• статус — «Черновик».

Номер и дата счёта

Номер генерируется автоматически по настройкам нумерации выбранной организации. Шаблон поддерживает плейсхолдеры:

Например, шаблон {prefix}-{number}-{year} даст номер СЧ-001-2026.

Номер можно отредактировать вручную — он должен быть уникальным в рамках выбранной организации. Счётчик нумерации организации увеличивается при каждом фактическом создании счёта, независимо от того, правили вы номер или нет. При редактировании уже созданного счёта номер не перегенерируется.

Организация (продавец)

Выберите организацию из выпадающего списка. Под списком отображается её ставка НДС («Без НДС», «0%», «10%», «22%»). При смене организации заново генерируются номер счёта, расчётный счёт и список подписей.

Расчётный счёт подставляется из привязанных к организации счетов (см. Расчетные счета):

• если счёт один — он подставляется автоматически;
• если несколько — выбирается отмеченный «по умолчанию», при необходимости его можно сменить;
• если счетов нет — появится предупреждение «У организации нет привязанных расчетных счетов». Счёт можно сохранить без него, но в печатной форме не будет банковских реквизитов.

Срок оплаты — необязательное поле, не может быть раньше даты счёта. Под полем есть галочка «Отображать в счете» — если она включена (по умолчанию), на печатной форме под суммой прописью выводится строка «Оплатить не позднее {дата} в полном формате». Состояние галочки запоминается: у новых счетов оно включено, при редактировании подставляется последнее сохранённое значение.

Клиент (покупатель)

Выберите клиента из справочника Клиенты. Поле необязательное: счёт можно выставить и на «безымянное лицо» — если клиент не выбран, в печатной форме блок «Покупатель» остаётся полностью пустым (без прочерка). Если клиент был выбран, а затем поле очищено (крестиком) — клиент отвязывается от счёта, и в бланке покупатель снова не выводится. Реквизиты покупателя (наименование, ИНН, КПП) подставляются из карточки клиента.

Основание

Под блоком «Клиент (покупатель)» находится блок «Основание» с полем ввода и поиском — так же, как поле выбора клиента. Выберите документ-основание (например, «Договор № 12 от 01.08.2026») из Оснований. Можно ввести часть вида документа, номера или даты, чтобы отфильтровать список. Поле необязательное.

Если основание выбрано, в печатной форме сразу после блока покупателя выводится строка «Основание: …», например «Основание: Договор № 12 от 01.08.2026».

Товары и услуги

Добавьте позиции одним из двух способов — кнопка «Добавить товар»:

• Ввести вручную — добавляет пустую строку позиции;
• Выбрать из справочника — открывает окно выбора товаров.

Поля строки позиции:

Строка удаляется кнопкой ✕. Позиции из справочника добавляются с названием, единицей измерения и ценой товара, количество — 1.

Под таблицей выводятся итоги:

• Сумма — стоимость всех позиций без НДС;
• НДС ({ставка}%) — начисляется сверху, только если у организации ставка больше 0;
• Итого — сумма к оплате с НДС.

В окне «Выбор товаров и услуг» работает поиск по наименованию и артикулу. Отметьте нужные позиции галочками (или кликом по строке) и нажмите «Добавить выбранные».

Дополнительно

Статус — выберите из справочника Статусы счетов. Рядом отображается цветной бейдж выбранного статуса. По умолчанию установлен статус «Черновик».

Подписи — показываются подписанты, привязанные к выбранной организации (см. Подписи). Для каждой подписи можно выбрать конкретного подписанта или вариант «Не отображать в счете». По умолчанию выбраны все подписанты организации. В печатной форме размещаются до двух подписей.

Комментарий — произвольные примечания к счёту (до 1000 символов), в печатную форму не попадают.

Сохраните счёт кнопкой OK, «Отмена» закроет форму без сохранения.

Редактирование счёта

Откройте счёт через ⋮ → Редактировать. Доступны те же поля, что и при создании: можно сменить организацию, номер, даты, клиента, расчётный счёт, статус, состав позиций, подписи и комментарий. Сохраните изменения кнопкой OK.

Связь счёта со справочниками

Любой счёт живой: он хранит ссылки на организацию, клиента, основание, расчётный счёт, статус и подписантов. Поэтому при изменении данных в справочниках (например, названия или адреса организации, реквизитов клиента) это сразу отражается во всех уже созданных счетах — снимок реквизитов в счёт не копируется.

Исключение — позиции товаров и услуг. Они сохраняются в счёте как копия на момент добавления (снапшот): если вы измените цену или название товара в справочнике «Товары и услуги», это не затронет уже выставленные счета. При добавлении в счёт позиции можно отредактировать (количество, цену) независимо от справочника.

Печатная форма и PDF

Печатная форма формируется по стандарту платёжного поручения и содержит:

1. Банковскую шапку — «Банк получателя», БИК, корреспондентский счёт, ИНН/КПП получателя, его наименование и расчётный счёт.
2. Заголовок — «Счет на оплату № … от … » с датой прописью (например, «1 августа 2026 г.»).
3. Реквизиты сторон — «Поставщик» и «Покупатель» с ИНН/КПП, адресом и контактами (если отражение включено). Если покупатель не выбран, строка «Покупатель» остаётся пустой — без прочерка.
4. Основание — строка «Основание: …» сразу после блока покупателя, если в счёте выбрано основание.
5. Таблицу позиций — №, наименование, кол-во, ед., цена, сумма.
6. Итоги — «Итого», «НДС» (или «без НДС») и «Всего к оплате».
7. Количество наименований и сумму прописью — например «Двадцать три тысячи четыреста пятьдесят рублей 00 копеек».
8. Срок оплаты — строка «Оплатить не позднее {дата}» под суммой прописью, если срок оплаты указан и включена галочка «Отображать в счете».
9. Блок подписей — должности, расшифровки и загруженные сканы подписей.

PDF скачивается через ⋮ → Скачать PDF, HTML-версия открывается через ⋮ → Предпросмотр.

Публичная ссылка («Поделиться»)

Меню ⋮ → Поделиться открывает панель управления публичным доступом к счёту. Это удобно, когда нужно быстро передать счёт клиенту без скачивания и отправки файла.

Включение

В панели нажмите переключатель «Общий доступ». Для счёта создаётся уникальная публичная ссылка вида https://invoiceme.ru/invoice/…, которая сразу копируется в буфер обмена. Пока переключатель включён, счёт доступен по этой ссылке.

Что видит клиент

По ссылке открывается печатная форма счёта с теми же данными, что и в PDF: банковская шапка, реквизиты сторон, таблица позиций, итоги, сумма прописью, подписи и печать. Клиенту не нужны регистрация, пароль или установка программ — страница открывается в любом браузере. На странице доступны кнопки «Распечатать» и «Скачать PDF». Публичная страница не индексируется поисковиками.

Выключение

Чтобы закрыть доступ, снова откройте ⋮ → Поделиться и выключите переключатель «Общий доступ». Ссылка перестанет работать — по ней будет показана ошибка. Каждое повторное включение создаёт новую ссылку.

Ограничения тарифа

Количество счетов, доступ для прикрепления файлов и объём хранилища зависят от вашего тарифа (см. раздел Моя подписка). Значения берутся из базы автоматически:

При достижении лимита создание новых счетов блокируется с предложением перейти на тариф Business. После окончания срока действия подписки счета доступны только для просмотра — создавать, редактировать и удалять их нельзя до продления тарифа.

Связанные файлы (хранение договоров и документов)

К счёту можно прикреплять сопутствующие документы — договоры, акты, счета-фактуры, техзадания и любые другие файлы. Это удобно хранить всю документацию по сделке в одном месте, рядом со счётом.

Какие файлы можно прикреплять

Поддерживаются популярные офисные и графические форматы:

• Документы: DOC, DOCX, XLS, XLSX, TXT
• PDF — договоры, акты, сканы
• Изображения: JPG, JPEG, PNG

Ограничения:

• размер одного файла — не более 10 МБ;
• на один счёт — не более 10 файлов;
• суммарное хранилище — по тарифу (см. таблицу выше; например, на Бизнесе доступно —).

Индикатор диска

Рядом с блоком «Связанные файлы» (и на дашборде, в панели быстрых действий) отображается индикатор диска в формате «Диск: X,XX ГБ из Y ГБ | ZZ,ZZ%». Он обновляется автоматически после каждой загрузки или удаления файла и показывает, сколько места уже использовано и какой процент квоты занят. Так вы всегда видите состояние хранилища.

Как прикрепить файл

1. Откройте счёт (создание или редактирование).
2. В блоке «Связанные файлы» нажмите кнопку «Добавить файл».
3. Выберите файл на компьютере — он сразу загрузится и появится в списке.
4. Сохраните счёт кнопкой OK — файлы привяжутся к счёту.

В списке у каждого файла есть кнопки «Скачать» и «Удалить».

Удаление файла

Нажмите «Удалить» у нужного файла и подтвердите действие — файл удалится с сервера, а освободившееся место вернётся в квоту вашего хранилища.

Все прикреплённые к счетам файлы также видны в едином разделе «Мои файлы» — там их можно найти, скачать или удалить независимо от того, к счёту или основанию они прикреплены.

Удаление счёта вместе с файлами

При удалении счёта ⋮ → Удалить будут удалены и все файлы, прикреплённые к нему (файлы с сервера, их записи и освободившееся место хранилища). Если у счёта есть связанные файлы, перед подтверждением появится предупреждение со списком того, что будет удалено. Удаление необратимо — при необходимости сохраните нужные файлы заранее.

Далее

• Моя компания — организации, их реквизиты и настройки нумерации счетов
• Клиенты — справочник покупателей для счетов
• Товары и услуги — справочник позиций для быстрого заполнения счетов
• Подписи — подписанты и сканы подписей для печатной формы
• Статусы счетов — настройка статусов и их цветов